Dropbox

分享是一種美德

Dropbox最近在台灣好像越來越多人開始用了,為什麼我會知道呢?因為最近每天都有許多網友搜尋「Dropbox」而找到我的網站,所以這停了半年的Dropbox系列又要恢復了!

而我會推薦大家使用Dropbox主要的原因是使用簡單、功能符合大家的需求。而其中一項我認為很重要的功能:「分享Share」更是你一定要用Dropbox的理由。

這尤其在工作上會讓你方便許多!我就有很多建築師的客戶用Dropbox用的很高興,因為在沒有Dropbox之前,他們每天就要去收協力廠商寄來的圖檔,而每次圖有修改又要再寄一次!

但是有了Dropbox的分享功能之後,只要那些協力廠商或委外人員直接從Dropbox分享的資料夾取得檔案並直接修改,改完了只要存檔,相關有權限的人就可以同步取得最新的檔案,連通知都不用!

心動了嗎?且看我們要如何設定Dropbox裡面的分享功能:

Dropbox資料夾分享

Dropbox只能分享資料夾,不能分享個別的檔案,所以請你在你的「My Dropbox」建立一個要分享的資料夾,裡面有沒有檔案都沒關係,然後在這個資料夾按滑鼠右鍵〔Dropbox〕→〔Share This Folder...〕(如果是已經分享過的就變成〔Share Options...〕),這樣就會啟動瀏覽器進入你在Dropbox官網的頁面。

Dropbox如何分享檔案

然後在這個分享的頁面輸入你要分享朋友的Email以及給他的訊息(可省略),再按下〔Invite〕就完成邀請的動作了。

Dropbox如何分享檔案

Dropbox就會寄一封信給你的朋友,你的朋友如果沒有Dropbox的帳號那就要請他申請一個。這個申請的名額會算在你的加容量配額裡面,如果你朋友不會申請就請他到這裡來從「免費的雲端檔案儲存服務 Dropbox」這一篇開始練功。

然後你朋友要點擊Email裡面的連結進入到Dropbox的官網。

Dropbox如何分享檔案

再按下〔Accept〕就完成整個分享的步驟,這時候你的朋友的「My Dropbox」也就會多出來一個你分享的資料夾。

Dropbox如何分享檔案

現在有被邀請的人都可以存取這個分享資料夾,可以直接從裡面開檔案,改完之後直接存檔,就是這樣方便!

可能你會有疑慮?那萬一檔案被刪掉了呢?不用擔心!Dropbox會幫你保留一個月的檔案異動記錄,只要在一個月內都可以救回來的!

另外要提醒你的是這個分享資料夾所佔的容量,是會佔用每一個帳號的配額,除非你們是同一個 Dropbox for Teams 的成員,不過那是要付費的服務。

取消分享

如果你先前分享的資料夾已經沒有必要再分享了,那最好就把它取消分享,請你從Dropbox的網頁點選〔Sharing〕分頁標籤,再由分享資料夾右邊的〔Options〕開啟分享設定的頁面。

Dropbox如何分享檔案

在這個「Shared folder options for」請再點選〔Members〕的分頁,如果你是分享者不想再將這個資料夾分享給某人的話,就把那個人〔Kick out〕踢出去

Dropbox如何分享檔案

而且你還可以選擇該使用者是否可以「保留一份這些檔案的複本 should be able to keep a copy of these files.」 ,如果你把勾選拿掉的話,Dropbox就會自動將那一個人硬碟中的檔案刪除!不過如果他事先就把這些檔案備份到其他地方,那這一招就沒用,因為這只會刪除「My Dropbox」裡面的檔案。要記得按下〔Kick out user〕才是完成取消分享的步驟。

Dropbox如何分享檔案

如果你是被分享者要退出這個分享資料夾,那請你由〔Leave the shared folder〕退出這個分享。

Dropbox如何分享檔案

「I still want to keep my copy of these files.」勾選的話,這些檔案就還會保留在你的硬碟中,不要保留就把打勾拿掉,再按〔Leave shared folder〕退出。

Dropbox如何分享檔案

如果你是分享者要將整個分享資料夾撤銷的話,請你按下〔Unshare the folder〕取消分享。

「 I want my collaborators to keep a copy of these files.」就是讓協同人員保留檔案的複本,不想讓他們保留的話就不要勾選,最後按下〔Unshare〕就把整個資料夾的分享都取消了。

Dropbox如何分享檔案

如果你或其他有分享權限的人不小心將檔案誤刪了的話,沒關係!請照「Dropbox如何救回誤刪或是舊版的檔案」這一篇的方法就可以救回來了!